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榆林化學:區塊鏈技術賦能檔案管理實現智能革新

作者: 張嘉良     時間: 2022-01-26     點擊: 查詢中    分享到:

在國家大力推進電子檔案管理的背景下,榆林化學立足煤化工行業檔案的區塊結構,依托新興技術,以實際業務應用及檔案管理需求為導向,深入細化分析檔案應用場景,充分利用區塊鏈技術在煤化工和工程管理領域深入實施這一特色,進一步推進區塊鏈檔案管理系統建設。

自立項之初,榆林化學高點定位謀篇布局,圍繞一個可用的區塊鏈檔案管理系統、一個區塊鏈相關的軟件著作權、一個區塊鏈相關的技術專利、一個區塊鏈檔案管理系統的企業標準、一個相關的行業標準、一批熟練掌握區塊鏈檔案系統使用的操作人員、一群熟諳區塊鏈技術應用的信息系統管理人員入手,開啟檔案管理電子化研究與探索,先后完成該領域專利申請和企業標準獲批,推出自主研發的區塊鏈檔案管理系統V1.0和區塊鏈文檔管理系統V1.0,并獲批國家計算機軟件著作權


數據一體化管理,推動業務處理全流程無紙化

榆林化學區塊鏈檔案管理系統從源頭入手,通過統一規范接口、統一操作平臺、統一編碼規定,完成平臺內文檔在線產生,經分發整理進一步實現在線歸檔;通過OCR管理平臺將前期已產生的紙質文檔電子化;通過集成郵箱系統實現郵箱文件在線歸檔;通過交工資料平臺,實現交工文件線上化,將檔案管理向前延伸至檔案形成階段;線上化文件通過電子印控平臺保證電子簽名、電子簽章合法性和真實性,電子化文檔進入文檔管理平臺進行分發、整編后,最終歸檔至數字檔案室,實現檔案信息化管理和在線利用。此外,數據通過區塊鏈存證在線驗證,實現單軌制電子文件全生命周期自動化與智能化管理,在歸檔過程中建立檔案數據間有機聯系,實現線上全程可追溯一體化管理,推進前端業務全流程電子化、線上化,加速推進無紙化辦公。


軟硬一體化應用,實現檔案管理全自動化

2021年,榆林化學立足區塊鏈檔案管理系統開發和系統集成兩大建設模塊,完成文控平臺優化、身份認證、OCR管理平臺、交工資料平臺、檔案上傳平臺、檔案接口、存證平臺&驗證平臺應用,實現預留智慧項目平臺與檔案接口服務、預留OA與檔案接口服務、OCR平臺與檔案集成、文控平臺集成、交工資料平臺集成、區塊鏈平臺集成、電子印控平臺集成的自動化管理,并與線上電子檔案對接匹配,強化一體化管理。依托單套制管理模式,該系統自開發以來產生業務數據120492條,累計發送文檔66955條,發放編碼8064個,實現項目文檔在線接收歸檔和交工資料遠程同步錄入、在線簽署歸檔等文檔智能一體化管理新模式。


區塊鏈技術賦能,助力檔案管理智慧升級

針對當前檔案安全管控問題,該公司積極應對電子檔案管理面臨的挑戰,通過區塊鏈真實可信、防篡改、可追溯等技術特性應用,構建統一身份認證配合區塊鏈、電子簽名、電子簽章、雙層PDF等技術手段,全方位提升電子檔案安全,進而滿足不同業務場景數字檔案智能化精準管理需求。同時,基于OCR技術構建一站式檔案管理平臺,將歸檔電子文件和流轉信息進行整合,形成價值信息知識圖譜,實現檔案管理從數據智慧全面升級。

檔案管理的智慧化,是基于該公司數字化轉型、實現高質量發展的長遠考量。下一步榆林化學將不斷創新、深化、拓展試點建設成效,全面開啟檔案資源信息化建設工作,進一步完善數字檔案室系統配置和制度體系,加快推進該系統國家課題申報和行業標準制定,為檔案管理智慧化提供可復制、可推廣的標桿經驗。(張嘉良)

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